作为主办方相关工作人需要了解有关接待对象的基本情况，包括所代表的国家、地区或组织机构的名称，参加人数以及人员姓名、性别、年龄、身份、职务、民族、生活小习惯等。此外，还需获取参展目的、抵离时间、宗教信仰等关键信息。
第一，了解参展目的。正所谓知己知彼。做好参展商的参展意图信息收集工作，便于了解到客户的实际的需求与期望，真正懂得客户要的是什么，为参展对象量体裁衣，针对性地采用不一样的接待方案和工作，增强他们的体验感。
第二，获取抵离时间。了解重要嘉宾们的抵离时间，一方面能够准备参会人员未及时到达的紧急预案，及时采取一定的措施，保证展会活动的顺利进行；另一方面，可以依据相关接待人员的真实的情况做出及时作出调整，确保对参会人员提供最全面的的服务。
第三，关注宗教信仰：接待对象来自全球各个地方，有着各自不同的宗教信仰和风俗习惯。提前准备好，对不同饮食上的习惯、住宿习惯等的人员，采取针对性的服务和接待方式，做到求同存异、有礼有节，是展会服务不可忽视的一点。
收集接待对象基础信息的作用在于：①深入了解参展对象的期望与需求，提升体验感；②考虑接待对象的特殊性以提供具体服务，体现人性化；③及时安排和调整接待工作方案，体现灵活性。
总而言之，通过对接待对象情况的细致了解，具体落实各项接待服务事项，能够为他们提供各种方便，解除后顾之忧，让他们全身心地投入会展活动，进而展会活动也能顺顺利利地进行。与此同时，主办方在参展对象和公众心目中的美誉度也将进一步提升，主办者良好的社会形象也将逐步提升。
